2 Før krisen - er du forberedt?
Hvilke kriser?
Er du forberedt på å kunne håndtere krisekommunikasjon i alle typer kriser, inkludert personalsaker, kriminalsaker, terrortrusler, pandemier, dødsfall, og andre kriser? Se dette i sammenheng med risiko- og sårbarhetsanalyser og beredskapsplan for enheten.
Mål for kommunikasjon i krisesituasjoner
Krisekommunikasjonen skal først og fremst gi innbyggere rask og konkret informasjon som gjør dem i stand til å håndtere en uønsket hendelse best mulig.
Den skal synliggjøre ansvarsforhold, myndighetskoordinering og opplyse hvor berørte kan få ytterligere informasjon og eventuelt hjelp og støtte.
Prioriter fokuset i kommunikasjonen etter denne rekkefølgen:
- Mennesker
- Miljø/omgivelser
- Materielle verdier
- Økonomi
Avklar roller og ansvar
I krisestaben/kriseledelsen skal det være kommunikasjonsleder. Skriv inn navn og stedfortreder i beredskapsplanen for din enhet.
- Husk at politiet eller Hovedredningssentralen alltid har et overordnet ansvar ved et skadested, også når det gjelder informasjon om hva som har skjedd.
- Ofte bør kommunen og/eller kommunalt kriseteam holdes oppdatert på hva som skjer. Kommunen kan også være behjelpelig med å nå ut med kommunikasjon til eks. innbyggere, eller direkte til pårørende.
- Gjennom kriseledelsen må det avklares hvilke aktører man må samarbeide med i den aktuelle hendelsen.
Bli kjent med CIM
Sjekk tilgang til krisehåndteringsverktøyet CIM. Gjør deg kjent med tiltakskort og sjekklister for funksjonen kommunikasjonsleder.
Pek ut og tren talspersonene
Den som uttaler seg til media bør ha god oversikt, være vant til å snakke med journalister, og være tilgjengelig for media. Det bør være samme person gjennom hele krisen. Kriseleder eller den som delegerer det til vil i utgangspunktet være talsperson. Det må også være navn på hvem som kan tre inn ved fravær eller hvis krisen blir langvarig.
Ta kontakt med kommunikasjonssjefen hvis dere ønsker medietrening og veiledning før krisen inntreffer.
Bli kjent med kommunikasjonsoppgaver og bemanning
Det er ofte behov for flere personer til å løse kommunikasjonsoppgavene i en krise. Følgende oppgaver er relevante:
- Kommunikasjonsleder må sitte i kriselstaben/kriseledelsen.
- Lag oversikt over den aktuelle krisens viktigste målgrupper og interessenter.
- Lag plan for hvordan kommunikasjonen skal håndteres.
- Lag talepunkter og råd til den som skal uttale seg.
- Skriv pressemeldinger, innhold til intranett, nettsider og sosiale medier.
- Følg med på kommentarer og svar på spørsmål i sosiale medier.
- Mediehenvendelser
- Medieovervåking
- Koordiner og sjekk fakta og budskap mot andre aktører.
- Innsynsbegjæringer (bistand fra dokumentasjonssenteret)
- Finn bakgrunnsinformasjon.
- Sett navn på hvem som kan bistå til de forskjellige oppgavene, også hvis krisen blir langvarig.
- Sjekk tilganger, innloggingsrettigheter og behov for opplæring.
Om det blir mye å tenke på, ha svært lav terskel for å kontakte kommunikasjonssjef for bistand.
Gjør klar kommunikasjonskanalene
Vår primære kanal i en krise er www.nfk.no og lokale nettsider. For eksempel skal kriseinformasjon innen buss, båt og ferje publiseres på nfk.no, mens eventuell reiseinformasjon knyttet til hendelsen finnes på Reis Nordland, med lenke til kriseinformasjon på www.nfk.no.
Ved krise på en skole krysspubliserer vi både på nfk.no og på skolens hjemmeside.
Alle pressemeldinger skal publiseres på denne nettsiden og sendes til media.
Hvordan nå de ulike målgruppene best og mest mulig effektivt? Bruk budskapsplattform (husk å lagre denne lokalt før du begynner å bruke den).
Lær deg områdemelding
En områdemelding ligger på toppen av nettsiden i publiseringsløsningen ACOS og gjør leseren oppmerksom på at noe utenom det vanlige er på gang. Lokale webansvarlige må gjøre seg kjent med funksjonen. Det er også mulig å ta kontakt med kommunikasjonssjef for å få hjelp til dette. Meldingen lenker til en nettside, som minst bør inneholde:
- Kontaktinformasjon for berørte
- Kontaktinformasjon for media
- Oppdaterte nyheter knyttet til pågående hendelse, gjerne med kart
- Lenke til den ordinære nettsiden
Intern informasjon
I en krise vil behovet for intern informasjon være minst like stort som behovet for ekstern informasjon. Informasjonen bør gis til omtrent samme tid internt og eksternt. Husk også at informasjon som blir gitt internt kommer til å komme ut til eksterne og media. Bruk vante og etablerte kanaler til å spre interninformasjonen. Eksempel er nyhetsbrev, allmøte, via mellomledere, Teams, intranett, transponder, el.l.
Sosiale medier i krise
Store målgrupper, spesielt de under 35 år følger sjelden ordinære mediekanaler. Deres primære nyhetskilde er gjerne sosiale medier, der det også er enkelt å spre informasjon videre til dem det er relevant for. Kontakt kommunikasjonssjef for å diskutere hvilken rolle sosiale medier bør ha i kommunikasjonen i forskjellige kriser.
Minimum: Bruke Facebook-side til å dele lenke til nettside der vi oppdaterer om hendelsen.
Finn ut hvem som har tilgang og tillatelse til å publisere i sosiale medier.
Andre mulige kanaler
Forbered og tren på at de aktuelle kanalene kan tas i bruk i krisetilfeller.
- Pressebrief på fysisk sted
- Hvor?
- Teknisk utstyr, kompetanse og bemanning
- Pressebrief i digitale kanaler
- Direktesending på Facebook/YouTube og www.nfk.no/nett-tv
- Teknisk utstyr, kompetanse og bemanning
- Transponder (skoler)
- Varsling i CIM
- Varsling på SMS fra kommunen
- Vegtrafikksentralen
- Sentralbord
- Flere?
Sjekk fotoarkivet
Sørg for at fotoarkivet https://foto.nfk.no/ har bilder av aktuelle talspersoner, og at disse er egnet for bruk i en krisesituasjon. Bilder som kan lastes ned for media finner du på https://nfk.mediebank.no/p/nfk Sørg for at det også finnes bilder av bygninger. Ta kontakt på info@nfk.no dersom du trenger hjelp for å få lagt inn bilder eller ønsker opplæring i bruk av fotoarkivet.
Gjør klar e-postadresser og varslingslister
Finn adresselister til bruk ved utsending av presseinfo. Ta kontakt med kommunikasjonssjefen dersom du trenger spesielle e-postadresser eller lurer på hvem du skal sende til.
Lag lister for andre mottakere ut fra ulike typer kriser: elever, lærere, ansatte, kommuner, Statsforvalteren, DSB, NVE, politiet, Vegtrafikksentralen, med flere. IKT-tjenesten kan hjelpe med å opprette egne e-postlister.