Slik kan du involvere medvirkningsrådene

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har med grunnlag i kommuneloven § 5.2 fastsatt forskrift for medvirkningsordningene.

Forskriften skal sikre bred, åpen og tilgjengelig medvirkning i alle saker som gjelder eldre, personer med funksjonsnedsettelse og ungdom. Medvirkningsrådenes oppgave er å uttale seg om alle typer saker som gjelder disse gruppene. I forskriften presiseres:

• Kommunestyret og fylkestinget skal etablere rutiner som sikrer at rådene mottar sakene på et så tidlig tidspunkt i saksbehandlingen, at uttalelsene fra rådene har mulighet til å påvirke utfallet av saken.
• Rådene kan også ta opp saker på eget initiativ.
• Uttalelsene skal følge saksdokumentene til det kommunale eller fylkeskommunale organet som avgjør saken endelig.

Nordland fylkesting har i FT-sak 089/2020 vedtatt rutiner for medvirkning i 13 punkter. Her redegjøres det nærmere for hvordan punktene 1-3 skal ivaretas.

Prosedyre om hvordan involvering av medvirkningsrådene skal skje ved utarbeidelse av saker til fylkesrådet og fylkestinget. Rutinene skal sikre at medvirkningen ivaretas på en måte som gir medvirkningsrådene mulighet til å påvirke utfallet av saken.

Kommuneloven og forskrift for medvirkningsråd gir medvirkningsrådene rett til å uttale seg i saker som angår dem. Saksbehandling uten medvirkning kan få alvorlige og utilsiktede konsekvenser. Positive konsekvenser av medvirkning er:

• Alle som blir berørt blir hørt
• Innbyggernes tillit til de folkevalgte øker
• Beslutninger blir bedre – vi får en dypere problemforståelse og kan gjøre informerte valg
• De folkevalgte blir bedre i stand til å være gode representanter for innbyggerne
• Det blir enklere å gjennomføre vedtatte tiltak – bredt eierskap og flere ambassadører

Prosedyren omfatter følgende medvirkningsråd:

• Rådet for personer med funksjonsnedsettelse
• Nordland eldreråd
• Ungdommens fylkesråd
• Lærlingerådet i Nordland

Rutinen er lik for fylkesråds- og fylkestingssaker.

Saksbehandleren skal med én gang man får i oppdrag å utarbeide en politisk sak vurdere om og hvordan medvirkning skal gjennomføres.

Til hjelp i vurderingen kan følgende kategorisering benyttes:

Kategorisering

Kategori 1  Saker med lite rom for eller behov for medvirkning

• Saker av svært lokal / avgrenset karakter, f.eks. tilskuddssaker, eierskapssaker, interne organisatoriske saker mv.
• Saker som er regelstyrt / lovstyrt f.eks. konsesjoner, løyver mv.

Kategori 2  Saker som en må vurdere behov for medvirkning i, jfr. sjekklisten under

• Plansaker og strategisaker
• Høringssaker
• Tilskuddssaker som berører målgruppene til medvirkningsrådene
• Saker som omhandler
  • Folkehelse
  • Behov for universell utforming
  • Utdanning og opplæring
  • Kultur – aktivitet og arenaer
  • Samferdsel, persontransport, infrastruktur

I saker i kategori 1 vil det som regel ikke være behov for medvirkning, mens det i saker i kategori 2 ofte vil være behov for medvirkning. Saksbehandleren kan bruke sjekklisten under i denne vurderingen.
 

Sjekkliste

1. Vil saken ha noen direkte konsekvenser for

• Ungdom inkludert lærlinger
• Eldre
• Personer med funksjonsnedsettelse

2. Vil saken ha noen indirekte konsekvenser for disse gruppene spesielt

• Ungdom inkludert lærlinger
• Eldre
• Personer med funksjonsnedsettelse

Ta kontakt med sekretariatet for medvirkningsrådene ved tvil om behov for involvering. Benytt e-post medvirkning@nfk.no.

Eksempler på involvering kan være:

• Saksbehandler deltar på møte i medvirkningsråd for å informere om saken
• Medvirkningsråd inviteres til orienteringsmøte om tema, problemstilling og planlagt prosess i saken
• Medvirkningsråd inviteres til å delta i arbeidsgruppe som skal utforme saken
• Saksbehandler kan melde opp sak til medvirkningsrådene
• Saksbehandler kan oversende skriftlig grunnlagsmateriale til medvirkningsrådene

• Medvirkningsrådene avgjør selv hvilke saker de skal medvirke i. Medvirkningsrådene deltar i drøftingsmøter med fylkesordfører og gruppeledere før hvert fylkesting for å kommentere og diskutere fylkestingssaker. Medvirkningsrådene utarbeider også egne saker til fylkestinget.

Det skal framgå tydelig i alle politiske saker i et eget punkt i saksmalen hvordan medvirkning fra medvirkningsrådene er ivaretatt i det saksforberedende arbeidet. Innspill fra medvirkningsrådene skal inngå og vurderes i saksfremlegget.

Saksbehandleren skal redegjøre for hvordan medvirkning er ivaretatt i saksbehandlingen, f.eks.:

• Medvirkningsrådene er blitt invitert med i arbeidsprosessen på følgende måte og med følgende resultat:
  • Form for medvirkning (beskrives)
  • Innspill og kommentarer (beskrives)
• Medvirkningsrådene har valgt å ikke ta del i prosessen (begrunnes)
• Fylkesrådet har vurdert saken til å være av en slik karakter at involvering av medvirkningsrådene ikke har vært nødvendig (begrunnes)
• Fylkesrådet har vurdert at det av hensyn til tidsfristen ikke har vært mulig å involvere medvirkningsrådene (forklares)

Medvirkning kan også involvere andre enn medvirkningsrådene, for eksempel kommuner eller andre eksterne aktører.

Medvirkningsrådenes sekretariater inngår i e-postgruppen «Komtar» og kan gi sin kommentar til alle fylkesråds- og fylkestingssaker som sendes på kommentarrunde. Kommentarer skal fremkomme i tabellen nederst i saksfremlegget og det skal redegjøres for om og hvordan kommentaren er hensyntatt.

Kommentarrunden skjer sent i arbeidet med en sak, og mottakerne har kort tid til å kommentere. Dette gir begrenset anledning til å ta stilling til sakens innhold. Kommentarrunden ivaretar derfor ikke tidlig medvirkning i henhold til forskriftskravet.