Kapittel 3 Om innkalling og gjennomføring av fylkestingets møter
§ 6 Innkalling - dokumenter
Fylkestinget fastsetter tid og sted for sine samlinger. Fylkesordføreren kaller sammen fylkestinget i henhold til fastsatt årsplan, eller når fylkesordføreren selv finner det påkrevd, eller minst en tredel av medlemmene krever det. For øvrig skal fylkestinget samles etter kontrollutvalgets anmodning.
Fylkesordføreren setter opp saksliste og sender innkalling til hver representant av fylkestinget og de vararepresentanter som en da vet skal møte. Innkallingen sendes også en firedel av vararepresentantene for hver liste, eller minst tre.
Fylkesordføreren utferdiger offentlig kunngjøring om fylkestingets samling. Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om tid og sted for fylkestingets åpning og opplysninger om hvor saksdokumentene er tilgjengelige.
Innkallingen til møtet med saksliste og dokumenter skal sendes til organets medlemmer senest 21 dager før fylkestingets åpning, med mindre det foreligger tungtveiende grunner for at en sak ikke er mulig å ferdigstille så lenge før samlingen. I slike tilfeller skal organets medlemmer ha saken med rimelig varsel.
Utsending av innkalling, saksliste og saksdokumenter gjøres normalt elektronisk og med henvisning til hvor sakene er lagt ut.
§ 7 Fjernmøte
Med hjemmel i kommunelovens §11-7 har Nordland fylkesting vedtatt at fylkestinget og andre folkevalgte organer i fylkeskommunen kan avholde møter som fjernmøter. Kommunikasjonen i møtet skal foregå uten nevneverdig tidsforsinkelse (sanntid).
Andre bestemmelser om møter gjelder også for fjernmøter. Et møte som lukkes, jf.§ 11i forretningsorden, kan ikke holdes som fjernmøte.
Der det innkalles til fjernmøter etter kommunelovens §11-7, kan enkelte av organets medlemmer sitte fysisk samlet i et møtelokale, mens andre kan delta digitalt. Der det innkalles til fysisk møte, må medlemmer delta fysisk. Det er ikke adgang å kombinere de to møteformene.
§ 8 Forberedelse av saker for fylkestinget
Saksbehandling i folkevalgte organer er regulert i kommunelovens kapitel 11. Denne forretningsorden er gitt i medhold av kommuneloven § 11-12, som gir fylkestinget hjemmel til selv å vedta reglement med nærmere regler for saksbehandling i folkevalgte organer.
Fylkesrådet avgir innstilling i alle saker som skal avgjøres av fylkestinget, med unntak av saker som fremlegges av fylkesordfører, kontrollutvalget og valgnemnda.
Saker som legges frem til behandling i fylkestinget skal være forberedt på forsvarlig måte, jf. kommunelovens § 13-1, samt bestemmelser i forvaltningsloven.
§ 9 Møteplikt i fylkestinget. Forfall, vararepresentanter
Fylkestingets representanter plikter å møte med mindre det foreligger gyldig forfall. En representant eller en innkalt vararepresentant som ikke kan møte i fylkestinget på grunn av gyldig forfall, skal uten opphold skriftlig melde dette til fylkesordføreren og begrunne sitt forfall. Dersom fylkesordfører godkjenner forfallet, skal vararepresentant innkalles. Når en representant må fratre som inhabil i en sak som skal behandles på møtet, skal fylkesordfører i alminnelighet innkalle vararepresentant.
Gyldige grunner til forfall er sykdom, uoppsettelig arbeid og fravær grunnet nødvendige reiser. Møter i andre folkevalgte organer er ikke gyldig forfallsgrunn med mindre møtet finner sted i folkevalgt organ på høyere nivå, det vil si Stortinget. Kommuner og fylkeskommuner er likestilte forvaltningsnivåer og det må derfor gjøres en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle hvilket møte det er viktigst å delta i.
Gruppeleder kan oppfordre representanter fra eget parti til å melde forfall til hele fylkestingssamlingen selv om det i utgangspunktet er aktuelt med kortere fravær, forretningsutvalget vil da rette seg etter gruppeleders anbefaling. Dersom representanter har gyldig forfall kun deler av samlingen og ønsker å møte øvrige dager, kan forretningsutvalget godta dette etter gruppeleders anbefaling.
Forfallsmeldinger behandles av forretningsutvalget, som består av fylkesordfører, fylkesvaraordfører, gruppeleder fra posisjon og fra opposisjon.
§ 10 Møteledelse
Møter i fylkestinget ledes av fylkesordføreren eller fylkesvaraordføreren. Settefylkesordfører/settefylkesvaraordfører velges ved behov.
Fylkesordføreren skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen. Fylkesordføreren skal således se til at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret. Hvis tilhørerne ved meningsytringer eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan fylkesordføreren vise ut vedkommende tilhører.
§ 11 Åpne eller lukkede dører
Møtene holdes for åpne dører. Fylkestinget kan vedta at en sak skal behandles for lukkede dører når særlige hensyn tilsier det og vilkårene etter kommuneloven § 11-5 er oppfylt. Forhandlinger om lukking foregår for lukkede dører hvis møtelederen krever det, eller fylkestinget vedtar det.
§ 12 Taushetsplikt
Vedtar fylkestinget å behandle en sak for lukkede dører, plikter fylkestingets representanter, fylkesrådet, fylkeskommunale tjenestemenn og andre som måtte være til stede å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder såfremt ikke annet måtte bli bestemt.
§ 13 Åpning av møtet
Fylkestinget settes når fylkesordføreren har bestemt det i henhold til forretningsordenens § 6. Ved møtets åpning foretas navneopprop. Fylkesordfører redegjør for innmeldte forfall. Er det minste lovlige antall til stede, erklærer fylkesordføreren møtet satt.
Under fylkestingets samling kan ikke noen av forsamlingens representanter forlate møtet uten innvilget permisjon fra fylkestinget.
Representanter og vararepresentanter som møter etter oppropet, melder seg til fylkesordføreren før de tar sete.
Ved møtets begynnelse spør fylkesordføreren om noen av fylkestingets representanter erklærer seg inhabile i noen av sakene som skal behandles i møtet. Er en representant i tvil om sin eller andre representanters habilitet i en sak, legges spørsmålet frem for fylkestinget til avgjørelse, jfr. § 31.
§ 14 Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke står på sakslisten
Er en sak tatt opp til behandling, kan fylkestinget ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller fylkestinget har vedtatt å utsette behandlingen.
Fylkestinget kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak eller avvise en sak som står på sakslisten.
Fylkestinget kan behandle saker, uttalelser og resolusjoner som ikke er nevnt i sakslisten, hvis ikke fylkesordføreren eller en tredel av representantene i fylkestinget motsetter seg dette.
Uttalelser/resolusjoner skal meldes under fylkestingets åpning, av gruppeleder. Uttalelser/resolusjoner behandles som siste sak i fylkestingets møte. Det tillates ikke debatt til behandlingen av uttalelser/ resolusjoner.
Finner fylkesordføreren å måtte avvise en sak utenom sakslisten eller en uttalelse, meddeles dette for fylkestinget med en kort begrunnelse.
§ 15 Fylkesrådets deltakelse i fylkestingets møter
Fylkesrådets medlemmer har møteplikt og talerett i fylkestingets møter.
Fylkesrådet legger årlig fram for fylkestinget et politisk regnskap.