Kapittel 3 – Hva en søknad må inneholde
I dette kapittelet går vi igjennom punktene i søknadsskjemaet. Det gis forklaringer på hva en søknad bør inneholde. Hver overskrift nedenfor henviser til en overskrift i søknadsskjemaet i søknadsportalen www.regionalforvaltning.no. Om tilskuddsordningen du søker på benytter en annen søknadsportal, vil dette stå på tilskuddsordningens nettside.
Det søkes om veldig mange ulike prosjekter, og med stor variasjon i budsjettene. Store prosjekter kan ha andre krav til søknaden.
Teksten nedenfor er veiledende og vil ikke være uttømmende for alle prosjekter. Er det noe du lurer på, så ta gjerne kontakt med oss.
Støtteordning
Nordland fylkeskommune ved avd. for samfunnsutvikling har en rekke tilskuddsordninger. Er du usikker på hvilken du skal søke på, ta en titt på oversikten over ordninger. Vi tar ikke i mot søknader pr. e-post eller via andre kanaler enn gjennom en søknadsportal som f.eks. www.regionalforvaltning.no.
Søknadstittel (prosjektnavn)
Prosjektet må ha en mest mulig beskrivende tittel. Det vil si at en som aldri har hørt om prosjektet skal kunne forstå hva prosjektet handler om bare ved å se tittelen.
Kort beskrivelse av prosjektet
Her skal du gi en kortfattet oppsummering av prosjektet. Legg vekt på målsetting og hvordan du skal nå målene.
Prosjektbeskrivelse
Her skal du skrive kort hva prosjektet skal handle om, hva som skal gjøres og hvem skal gjøre det.
Kontakt
Søker/prosjekteier: Organisasjonen som står ansvarlig for søknaden.
Prosjektansvarlig: Den som har ansvaret for gjennomføring av prosjektet (for eksempel leder/styreleder)
Kontaktperson: Den person Nordland fylkeskommune kan ta kontakt med angående søknaden. Det er viktig at personen er tilgjengelig i forbindelse med søknadsbehandling og kan svare på spørsmål.
Prosjektleder: Den som driver prosjektet fremover og som skal ha hovedansvaret for gjennomføringen av prosjektet.
Bakgrunn
Skriv kortfattet om bakgrunnen for gjennomføringen av prosjektet.
Hva er årsaken til at du ønsker å gjennomføre prosjektet? Fortell om hvilket behov, utfordring eller mulighet du ønsker å utløse.
Skriv kort om organisasjonen som søker og bakgrunnen for hvorfor dere skal gjøre dette prosjektet.
(Du trenger ikke her skrive om hva du skal gjøre i selve prosjektet.)
Prosjektmål
Du må definere mål for prosjektet ditt. I et prosjekt skal det være konkrete mål som du kan nå i løpet av prosjektperioden. Det må være en sammenheng mellom målene du skriver her og de aktiviteter du skal gjennomføre.
Du kan sette opp et eller flere hovedmål med hver sine delmål. Delmålene er veiposter for å nå hovedmålene.
Det du skriver som mål må du kunne rapportere på om du har klart å nå. Målene må vær spesifikke.
Bruk god tid på å definere disse konkrete målene. Ofte må du gå mange runder med de som skal delta i prosjektet før alle er enige i målene.
Du kan gjerne sette opp en visjon for prosjektet. En visjon kan sjelden måles, i alle fall innenfor et 3-årig prosjekt. Det er derfor viktig å ha mål som er mer konkrete enn en visjon.
Eksempel på prosjektmål og delmål
- Hovedmålsettingen til prosjektet «Partnerskap i nord» er å definere og etablere et faglig samarbeid mellom næringshagene i Nordland. Prosjektets delmål er:
1. Definere samarbeidsplattform
2. Etablere samarbeidsform
3. Utvikle aktivitetsplan som tar samarbeidet ut i praksis
Forankring
Prosjektet skal være forankret i mål og strategier i egen virksomhet. Det må også være avklart i organisasjonen, ledelse, og/eller styret at prosjektet skal gjennomføres.
Ofte er det også nødvendig å avklare prosjektet med aktuelle fagmiljø, i lokalmiljøet, eller med relevante samarbeidspartnere.
Prosjektorganisering
Skriv kort om hvem som har ansvaret, hvem som skal gjøre jobben og hvordan ulike samarbeidsaktører skal bidra i prosjektet.
Skal organisasjonen selv gjennomføre prosjektet, eller skal det ansettes prosjektleder? Må det innleies eksterne ressurspersoner? Satser du på dugnad eller frivillig innsats for å gjennomføre prosjektet?
Er det mange som skal bidra i prosjektet?
Samarbeidspartnere
Hvem skal bidra i prosjektet? Her skal du skrive de du har avtalt med før du søker. Legg gjerne ved intensjonserklæringer, samarbeidsavtaler eller lignende for å dokumentere samarbeid. Dette er særlig viktig der du er avhengig av andre for å få gjennomført prosjektet.
Dersom en del av prosjektet handler om å skaffe flere og/eller nye samarbeidspartnere så kan det være en aktivitet i prosjektet. Da bør det å skaffe samarbeidspartnere defineres som en aktivitet i prosjektet som er viktig for å nå målene (se neste overskrift).
Aktiviteter
Her skal du sette opp en oversikt over aktiviteter i prosjektet. Dette skal være aktiviteter som gjør at du realiserer målene for prosjektet. Vær konkret og husk at aktivitetene må være gjennomførbare.
Eksempel på aktiviteter:
- En kommune skal utrede muligheten for å tilby et opplevelsesprodukt basert på mineralforekomster i området. Aktiviteter i prosjektet kan være:
o Gjennomføre markedsundersøkelse for å kartlegge potensielle kunder
o Utvelging av mineralforekomster som vil være mest egnet til formålet
o Kontakte aktuelle samarbeidspartnere
o Etablere kontakt med og avklare hvilken aktør som kan drive et evt. hovedprosjekt
o Lage kostnads- og finansieringsplan for et hovedprosjekt
Målgrupper
Hvem er det prosjektet retter seg mot? Hvem er kunden? Hvem skal bruke det du lager?
Det er viktig å være tydelig på hvem som er målgruppen for arbeidet du skal gjøre både for å få en god gjennomføring av prosjektet og at det kan fortsette etter utviklingsfasen. Har du snakket med målgruppen for prosjektet og avklart hva de er opptatt av?
Resultat
Det skal være en sammenheng mellom de resultatene du forventer og mål og aktiviteter du skal gjennomføre. Her må du synliggjøre de forventede resultatene av arbeidet i prosjektet.
Eksempel på resultater:
En kommune skal utrede muligheten for å tilby et opplevelsesprodukt basert på mineralforekomster i området. Resultater i prosjektet kan være:
· Oversikt over potensielle kundegrupper
· Oversikt over muligheten for etablering av et hovedprosjekt
· Etablert samarbeidsnettverk
Effekter
Effekt er virkninger av et vellykket gjennomført prosjekt, gjerne i et 3-5 årsperspektiv etter at prosjektet er avsluttet. Det er krevende å forutse effekter av et prosjekt. Men i søknaden bør du synliggjøre ønskede effekter ved søknadstidspunktet.
Omtal gjerne kritiske faktorer for at effektene kan nås.
Eksempel på effekter:
En kommune skal utrede muligheten for å tilby et opplevelsesprodukt basert på mineralforekomster i området. Effekter i prosjektet kan være:
· 20 nye arbeidsplasser er etablert i kommunens opplevelsesnæring
· Kommunen har blitt nasjonalt og internasjonalt anerkjent for sine mineralforekomster
· Flere tilreisende til kommunen
Nasjonale mål
Bare fyll ut det prosjektet kan ha effekt på. Punktet «Geografisk konsentrert» må vurderes (se på målgruppene).
Tidsplan
Det må lages en realistisk tidsplan for prosjektet. Denne kan være beskrevet under «økonomi», under tids-/milepælsplan, eller du kan laste den opp som vedlegg.
Dersom du har et prosjekt med flere aktiviteter kan det være nødvendig å spesifisere tidspunkt for de ulike aktivitetene.
Kostnadsplan
Her skal du sette opp budsjett for prosjektet ditt.
Budsjettet bør settes opp ihht. til aktivitetene i prosjektet. Du må synliggjøre hva de ulike aktivitetene koster, og hva slags kostnader det er.
Eksempel på kostnadsplan og finansieringsplan:
Husk revisjonskostnader og beregn tid til rapportering.
Eget arbeid - Kostnadsplanen må vise informasjon om timepris og antall timer når det gjelder eget arbeid. Husk at dersom du får tilsagn, må du dokumentere eget arbeid med timelister for å få utbetaling.
Finansieringsplan
I finansieringsplanen må du vise hvem som skal betale for prosjektet. Skriv inn innsats fra partene som deltar i prosjektet.
Skriv gjerne hva som er bekreftet av finansiering ved søknadstidspunktet.
Offentlig støtte
Her skal du redegjøre for om prosjektet har fått finansiering fra andre offentlige aktører. Dette gjelder både kommuner, fylkeskommuner og ulike statlige aktører.
Geografi
Kryss av enten hele fylket, eller gjeldende region, eller spesifikke kommuner prosjektet har effekt i. Ikke både óg.
Vedlegg
Last opp nødvendige vedlegg.