Samfunnsutviklingsmidler

Kapittel 1 - Innledning

Denne veilederen er laget til deg som skal søke fylkeskommunen om midler. Her får du tips og råd om hva du bør tenke på før du søker, hva søknaden bør inneholde og viktige ting å vite dersom du får innvilget tilskudd. 

Målgruppe for veilederen

Målgruppen for veilederen er de som søker tilskudd til utviklingsprosjekter hos Nordland fylkeskommune, avd. for samfunnsutvikling.

De typiske søkerne kan beskrives som:

•   Ikke-kommersiell
•   Utviklingsaktør
•   Har et organisasjonsnummer
•   Tilknytning til Nordland eller gjennomfører en aktivitet i Nordland
•   Kommuner, universiteter og høgskoler, forskningsinstitusjoner, ideelle organisasjoner, bedrifter, bedriftsnettverk, næringshager, kunnskapsparker og nærings- og utviklingsselskaper.

De aller fleste bedrifter kan ikke søke da Nordland fylkeskommune ikke har anledning til å finansiere bedrifter direkte. Innovasjon Norge er fylkeskommunens bedriftsrettede forvaltningsapparat, og håndterer søknader fra enkeltbedrifter og etablerere.

Kapittel 2 – Hva du må tenke på før du søker

I dette kapittelet går vi igjennom en del viktige ting du bør avklare før du søker tilskudd. Dette er ment som tips og råd, og vil ikke i alle tilfeller være dekkende.

Utviklingsprosjekter vs. drift

Utviklingsprosjekter er det du primært kan få tilskudd til. Det er derfor viktig å avklare om det du ønsker tilskudd til er et prosjekt som støttes.

Et prosjekt som vurderes for støtte har ofte:

• Presisert hensikt og mål
• Fastsatt start- og sluttid
• Tydelig ansvarsfordeling
• Særskilt budsjett

Tilskudd kan brukes til å få utviklet et konsept, en ide e.l. Når utviklingsfasen er over, kan ikke fylkeskommunen finansiere prosjektet videre. Et utviklingsprosjekt kan ikke ha varighet på mer enn maksimalt 3-5 år.

Nordland fylkeskommune støtter som hovedregel ikke prosjekter som allerede er gjennomført.

Nordland fylkeskommune kan ikke finansiere drift av ordinær virksomhet. Med ordinær drift menes oppgaver som søkeren har som en del av sin kjernevirksomhet. Dette kan eksempelvis være lovpålagte oppgaver i en kommune eller aktiviteter som inngår som fast innhold i et årshjul i en organisasjon. Disse oppgavene kjennetegnes ofte ved at de har blitt innarbeidet som faste kostnader i et årsbudsjett. Et utviklingsprosjekt vil være en ny aktivitet som virksomheten skal i gang med og som skal gjennomføres i tillegg til den daglige driften.

Eksempler:

• En søknad om støtte til to ekstra stoppesteder for kommunens etablerte bokbuss vil bli betegnet som ordinær drift og vil dermed får avslag.
• En kommune søker om støtte til et forprosjekt for å utrede muligheten for å tilby et opplevelsesprodukt basert på mineralforekomster i området. Det kan være mulig å få innvilget støtte til et slikt prosjekt. Begrunnelsen for dette er at tiltaket er ikke en del av kommunens ordinære driftsoppgaver, men et utviklingsprosjekt som kan legge grunnlag for ny næringsvirksomhet i kommunen.
• Stiftelsen Glade Fiskere søker om støtte til årets familiearrangement «Hvem får storlaksen?». De får avslag på søknaden med begrunnelsen at tiltaket blir regnet som ordinær drift da det blir arrangert for 13. året på rad og er en del av stiftelsens årlige oppgaver.

Neste søknadsrunde sender Stiftelsen Glade Fiskere en søknad om støtte til prosjektet «Workshop om laksens uante muligheter». Ideen til dette prosjektet kom i stand ved at en forsker, som deltok på familiearrangementet «Hvem får storlaksen?», gjennom sitt siste forskningsstudie hadde funnet ut at det vil være grunnlag for å utnytte laksen til helt nye produkter enn det man har gjort til nå. I workshopen skal forskere, næringsaktører og andre interesserte sammen se på muligheter for å skape ny næringsvirksomhet basert på laksen som råvare. Stiftelsen Glade Fiskere skal være teknisk arrangør for workshopen. Dette prosjektet vil kunne være søkergod i forhold til de regionale utviklingsmidlene fordi det representerer noe nytt sammenlignet med stiftelsens ordinære aktivitet samtidig som det har en god kopling mellom næringsliv og forskningsmiljø.

Det tar tid å søke om tilskudd

Det tar tid å skrive en god søknad. Du må planlegge for dette i søkeprosessen.

Det tar tid å avklare samarbeid med de du ønsker å ha med i prosjektet. Alle samarbeidspartnere du nevner i søknaden skal være informert og ha akseptert deltakelse. Det betyr at du må ha tid til å avklare deltakelse før du søker.

Du må ta saksbehandlingstid med i betraktningen. Dette er viktig å huske på når du planlegger prosjektet. I forbindelse med saksbehandlingen kan det også hende fylkeskommunen tar kontakt for mer informasjon eller ønsker å diskutere forslag til revideringer av prosjektet.

Vær ute i god tid

Nordland fylkeskommune har søknadsfrister for de fleste tilskuddsordningene. Sjekk nettsiden til fylkeskommunen for å se søknadsfristene.

Tenk på organisasjonens ry

Søk ikke tilskudd til prosjekter som ikke kan kobles til organisasjonens formål og virksomhet.

Søk ikke om tilskudd til prosjekter som organisasjonen sammen med samarbeidspartnerne, mangler kompetanse eller ressurser til å gjennomføre.

Samarbeidspartnere

Ofte må du ha samarbeidspartnere i prosjektet du skal gjennomføre. Kanskje mangler du kompetanse i prosjektet eller kanskje er du avhengig av at mange aktører gjør en jobb for å realisere prosjektet? Da bør du ha med deg flere aktører/personer. Still deg spørsmålene:

• Har du i dag riktig nettverk/partnerskap for å realisere prosjektet?
• Hvordan skal samarbeidspartnere bidra? Skal de bidra økonomisk? Dette må avklares før du søker.

Hvis du skal ha nye samarbeidspartnere, må du planlegge tid til å bygge opp partnerskapet. I en del prosjekter kan det derfor være en løsning å gjennomføre et forprosjekt hvor formålet bl.a. er å bygge opp relevant partnerskap. Det kan søkes om tilskudd til forprosjekt.

Behov, marked og kompetanse

Det er viktig å ta seg tid til å avklare om det virkelig er et behov eller ønske om at prosjektet du planlegger gjennomføres. Hvem er det som skal delta, bruke eller få nytte av det du skal skape gjennom prosjektet ditt? Hvordan kan du utgjøre en forskjell?

Er det andre aktører som i dag gjør det samme eller noe lignende? Det kan være en fordel at du etablerer samarbeid med de som allerede jobber med tilsvarende aktiviteter. Kanskje er det mye å lære av andre kommuner, regioner e.l.

Finnes det forskningsmiljø eller andre som er gode på det du skal jobbe med i prosjektet? Kan du involvere disse tidlig i arbeidet? Har de viktig kunnskap du trenger for å få en god gjennomføring av prosjektet?

Forankring

Når du søker tilskudd i Nordland fylkeskommune må dette være avklart med ledelsen i din virksomhet. Er du/dere avhengig av å kunne disponere arbeidstid og økonomiske bidrag er dette helt avgjørende. Gjør nødvendige avklaringer før du søker.

Vær realistisk

Søk om det beløpet du trenger for å kunne realisere prosjektet. Det har ingen hensikt å «ta ekstra i» eller «blåse opp» budsjettet for å være på den sikre siden. Dette kan få motsatt effekt ved at tilskuddet blir redusert eller at søknaden blir avslått.  

Start søkeprosessen tidlig

Du må søke gjennom www.regionalforvaltning.no. Hver organisasjon bør ha kun én bruker. Sikre deg derfor at du bruker denne.

Noen tilskuddsordninger kan ha egne kriterier for søkerprosessen. Sjekk informasjon under den aktuelle tilskuddsordning på nettsiden www.nfk.no.

Du må ha organisasjonsnummer for å kunne søke.  

Du kan opprette søknaden tidlig i prosessen og mellomlagre. Det kan være lurt å gå igjennom søknadsskjemaet før du fyller det ut. Slik kan du unngå å skrive det samme mange ganger.

Prosjekt som varer over flere år

Du kan søke på prosjekt som går over flere år. Da må du beskrive hele prosjektet, med budsjett, framdriftsplan osv.

Det varierer om fylkeskommunen kan gi tilskudd på årsbasis eller for hele prosjektperioden dersom prosjektet går over flere år.

Forprosjekt og hovedprosjekt

Det tar tid å utvikle en stor satsing eller et prosjekt. Ofte kan det derfor være fornuftig å starte med et forprosjekt. Da kan du avklare om prosjektet er noe å gå videre med, finansiering og hvem som vil være samarbeidspartnere m.v. I forprosjektet avklarer du altså om det er grunnlag for et hovedprosjekt og tilrettelegger for dette.

Finansiering

Husk på at tilskuddet bare dekker deler av prosjektet. Nordland fylkeskommune finansierer i hovedsak maksimalt 50 prosent av prosjektkostnadene.

Det er viktig å tenke igjennom finansieringsplanen tidlig i arbeidet. Hvordan skal du finansiere den delen av prosjektet som du ikke får tilskudd til hos fylkeskommunen?

Hvis du søker tilskudd til et utviklingsprosjekt som har til hensikt å utvikle et tilbud som skal vare etter at prosjektperioden er over må du jobbe med finansieringsplanen for drift av tilbudet fra starten av prosjektet. Hvem skal betale for tilbudet etter at utviklingsfasen er gjennomført?

Likviditeten i prosjektet er viktig å planlegge for. Du får som hovedregel tilskuddet utbetalt etterskuddsvis.

Andre tips og råd

• Lag en prosjektplan før du søker Nordland fylkeskommune, en som også kan brukes overfor andre aktører/partnere/finansiører. Du kan legge prosjektplanen som vedlegg til søknaden, men husk at du likevel må fylle inn alle feltene i søknadsportalen.
• Du får ikke tilskudd til allerede gjennomførte prosjekter eller ordinære driftsoppgaver.
• Du må huske å budsjettere med revisjon i prosjekter med tilskudd fra Nordland fylkeskommune som overstiger kr. 200.000-.
• Det er uheldig å søke på et stort prosjekt med mange uavklarte poster i finansieringsplanen, uavklarte samarbeidsrelasjoner og lite avklarte aktiviteter i prosjektet. Da tar det ofte lang tid å komme i gang.

Kapittel 3 – Hva en søknad må inneholde

I dette kapittelet går vi igjennom punktene i søknadsskjemaet. Det gis forklaringer på hva en søknad bør inneholde. Hver overskrift nedenfor henviser til en overskrift i søknadsskjemaet.

Det søkes om veldig mange ulike prosjekter, og med stor variasjon i budsjettene. Store prosjekter kan ha andre krav til søknaden.

Teksten nedenfor er veiledende og vil ikke være uttømmende for alle prosjekter. Er det noe du lurer på, så ta gjerne kontakt med oss.

Støtteordning

Nordland fylkeskommune ved avd. for samfunnsutvikling har en rekke tilskuddsordninger. Er du usikker på hvilken du skal søke på, ta kontakt med oss eller se på våre nettsider: www.nfk.no. Vi tar ikke i mot søknader pr. e-post eller via andre kanaler enn i søknadsportaler som f.eks. www.regionalforvaltning.no.

Søknadstittel (prosjektnavn)

Prosjektet må ha en mest mulig beskrivende tittel. Det vil si at en som aldri har hørt om prosjektet skal kunne forstå hva prosjektet handler om bare ved å se tittelen.

Kort beskrivelse av prosjektet

Her skal du gi en kortfattet oppsummering av prosjektet. Legg vekt på målsetting og hvordan du skal nå målene.

Prosjektbeskrivelse

Her skal du skrive kort hva prosjektet skal handle om, hva som skal gjøres og hvem skal gjøre det.

Kontakt

Søker/prosjekteier: Organisasjonen som står ansvarlig for søknaden.

Prosjektansvarlig: Den som har ansvaret for gjennomføring av prosjektet (for eksempel leder/styreleder)

Kontaktperson: Den person Nordland fylkeskommune kan ta kontakt med angående søknaden. Det er viktig at personen er tilgjengelig i forbindelse med søknadsbehandling og kan svare på spørsmål.

Prosjektleder: Den som driver prosjektet fremover og som skal ha hovedansvaret for gjennomføringen av prosjektet.

Bakgrunn

Skriv kortfattet om bakgrunnen for gjennomføringen av prosjektet.

Hva er årsaken til at du ønsker å gjennomføre prosjektet? Fortell om hvilket behov, utfordring eller mulighet du ønsker å utløse.

Skriv kort om organisasjonen som søker og bakgrunnen for hvorfor dere skal gjøre dette prosjektet.

(Du trenger ikke her skrive om hva du skal gjøre i selve prosjektet.)

Prosjektmål

Du må definere mål for prosjektet ditt. I et prosjekt skal det være konkrete mål som du kan nå i løpet av prosjektperioden. Det må være en sammenheng mellom målene du skriver her og de aktiviteter du skal gjennomføre.

Du kan sette opp et eller flere hovedmål med hver sine delmål. Delmålene er veiposter for å nå hovedmålene.

Det du skriver som mål må du kunne rapportere på om du har klart å nå. Målene må vær spesifikke.

Bruk god tid på å definere disse konkrete målene. Ofte må du gå mange runder med de som skal delta i prosjektet før alle er enige i målene.

Du kan gjerne sette opp en visjon for prosjektet. En visjon kan sjelden måles, i alle fall innenfor et 3-årig prosjekt. Det er derfor viktig å ha mål som er mer konkrete enn en visjon.

Eksempel på prosjektmål og delmål.

• Hovedmålsettingen til prosjektet «Partnerskap i nord» er å definere og etablere et faglig samarbeid mellom næringshagene i Nordland. Prosjektets delmål er:

1.      Definere samarbeidsplattform

2.      Etablere samarbeidsform

3.      Utvikle aktivitetsplan som tar samarbeidet ut i praksis

Forankring

Prosjektet skal være forankret i mål og strategier i egen virksomhet. Det må også være avklart i organisasjonen, ledelse, og/eller styret at prosjektet skal gjennomføres.

Ofte er det også nødvendig å avklare prosjektet med aktuelle fagmiljø, i lokalmiljøet, eller med relevante samarbeidspartnere.

Prosjektorganisering

Skriv kort om hvem som har ansvaret, hvem som skal gjøre jobben og hvordan ulike samarbeidsaktører skal bidra i prosjektet.

Skal organisasjonen selv gjennomføre prosjektet, eller skal det ansettes prosjektleder? Må det innleies eksterne ressurspersoner? Satser du på dugnad eller frivillig innsats for å gjennomføre prosjektet?

Er det mange som skal bidra i prosjektet?

Samarbeidspartnere

Hvem skal bidra i prosjektet? Her skal du skrive de du har avtalt med før du søker. Legg gjerne ved intensjonserklæringer, samarbeidsavtaler eller lignende for å dokumentere samarbeid. Dette er særlig viktig der du er avhengig av andre for å få gjennomført prosjektet.

Dersom en del av prosjektet handler om å skaffe flere og/eller nye samarbeidspartnere så kan det være en aktivitet i prosjektet. Da bør det å skaffe samarbeidspartnere defineres som en aktivitet i prosjektet som er viktig for å nå målene (se neste overskrift).

Aktiviteter

Her skal du sette opp en oversikt over aktiviteter i prosjektet. Dette skal være aktiviteter som gjør at du realiserer målene for prosjektet. Vær konkret og husk at aktivitetene må være gjennomførbare.

Eksempel på aktiviteter:

• En kommune skal utrede muligheten for å tilby et opplevelsesprodukt basert på mineralforekomster i området. Aktiviteter i prosjektet kan være:

o    Gjennomføre markedsundersøkelse for å kartlegge potensielle kunder

o    Utvelging av mineralforekomster som vil være mest egnet til formålet

o    Kontakte aktuelle samarbeidspartnere

o    Etablere kontakt med og avklare hvilken aktør som kan drive et evt. hovedprosjekt

o    Lage kostnads- og finansieringsplan for et hovedprosjekt

Målgrupper

Hvem er det prosjektet retter seg mot? Hvem er kunden? Hvem skal bruke det du lager?

Det er viktig å være tydelig på hvem som er målgruppen for arbeidet du skal gjøre både for å få en god gjennomføring av prosjektet og at det kan fortsette etter utviklingsfasen. Har du snakket med målgruppen for prosjektet og avklart hva de er opptatt av?

Resultat

Det skal være en sammenheng mellom de resultatene du forventer og mål og aktiviteter du skal gjennomføre. Her må du synliggjøre de forventede resultatene av arbeidet i prosjektet.

Eksempel på resultater:

En kommune skal utrede muligheten for å tilby et opplevelsesprodukt basert på mineralforekomster i området. Resultater i prosjektet kan være:

·         Oversikt over potensielle kundegrupper

·         Oversikt over muligheten for etablering av et hovedprosjekt

·         Etablert samarbeidsnettverk

Effekter

Effekt er virkninger av et vellykket gjennomført prosjekt, gjerne i et 3-5 årsperspektiv etter at prosjektet er avsluttet. Det er krevende å forutse effekter av et prosjekt. Men i søknaden bør du synliggjøre ønskede effekter ved søknadstidspunktet.

Omtal gjerne kritiske faktorer for at effektene kan nås.

Eksempel på effekter:

En kommune skal utrede muligheten for å tilby et opplevelsesprodukt basert på mineralforekomster i området. Effekter i prosjektet kan være:

·         20 nye arbeidsplasser er etablert i kommunens opplevelsesnæring

·         Kommunen har blitt nasjonalt og internasjonalt anerkjent for sine mineralforekomster

·         Flere tilreisende til kommunen

Nasjonale mål

Bare fyll ut det prosjektet kan ha effekt på. Punktet «Geografisk konsentrert» må vurderes (se på målgruppene).

Tidsplan

Det må lages en realistisk tidsplan for prosjektet. Denne kan være beskrevet under «økonomi», under tids-/milepælsplan, eller du kan laste den opp som vedlegg.

Dersom du har et prosjekt med flere aktiviteter kan det være nødvendig å spesifisere tidspunkt for de ulike aktivitetene.

Kostnadsplan

Her skal du sette opp budsjett for prosjektet ditt.

Budsjettet bør settes opp ihht. til aktivitetene i prosjektet. Du må synliggjøre hva de ulike aktivitetene koster, og hva slags kostnader det er.

Eksempel på kostnadsplan og finansieringsplan:

 Husk revisjonskostnader og beregn tid til rapportering.

Eget arbeid - Kostnadsplanen må vise informasjon om timepris og antall timer når det gjelder eget arbeid.  Husk at dersom du får tilsagn, må du dokumentere eget arbeid med timelister for å få utbetaling.

Finansieringsplan

I finansieringsplanen må du vise hvem som skal betale for prosjektet. Skriv inn innsats fra partene som deltar i prosjektet.

Skriv gjerne hva som er bekreftet av finansiering ved søknadstidspunktet.

Offentlig støtte

Her skal du redegjøre for om prosjektet har fått finansiering fra andre offentlige aktører. Dette gjelder både kommuner, fylkeskommuner og ulike statlige aktører.  

Geografi

Kryss av enten hele fylket, eller gjeldende region, eller spesifikke kommuner prosjektet har effekt i. Ikke både óg.

Vedlegg

Last opp nødvendige vedlegg.

Kapittel 4 – Hva du må tenke på hvis du får tilskudd

Tilsagnsbrevet

Tilsagnsbrevet er ditt verdipapir. Du må lese det nøye og ta godt vare på det. Tilsagnsbrevet inneholder vilkår som må ihensyntas ved gjennomføring av prosjektet og rapporteres på. Vær også obs på alle frister i tilsagnsbrevet som må overholdes.

Utbetaling

I tilsagnsbrevet finner du informasjon om del- og sluttutbetaling, samt rapportering. Du rapporterer og søker om del- og sluttutbetaling i www.regionalforvaltning.no.

Som hovedregel kan du få tilskuddet utbetalt i to terminer. Første del kan utbetales når halvparten av prosjektet er ferdig. Det kan da utbetales tilskudd tilsvarende den prosentandelen av tilskuddsgrunnlaget som er gått med. Søknad om delutbetaling må inneholde spesifisert regnskap som kan sammenholdes med kostnadsoverslaget i tilsagnsbrevet, og delrapport som sier noe om framdrift og måloppnåelse så langt i prosjektet.

Resten kan utbetales når arbeidet er fullført, vilkårene er oppfylt og sluttrapport er sendt inn.

Ved tilsagn over kr. 200.000,- må det vedlegges et revidert prosjektregnskap. Ved tilsagn tom. Kr. 200.000,- må prosjektregnskapet være attestert av revisor, regnskapsforbindelse eller bankforbindelse.

Vær obs på at dersom arbeidet ikke blir utført i antatt omfang eller til oppgitt kostnad, vil tilskuddet bli tilsvarende redusert. Hvis de totale prosjektkostnadene blir mindre enn budsjettert, kan dette føre til en reduksjon i tilskuddsbeløpet.

Det må føres timelister for arbeid som gjøres i prosjektet.

Endringer i prosjektet

Dersom det skjer endringer eller avvik i prosjektet, må det meldes til fylkeskommunen. Eksempler på dette er dersom aktivitetene ikke kan gjennomføres eller at finansieringen ikke blir som planlagt i søknaden.

Nordland fylkeskommune finansierer som hovedregel inntil 50 % av de totale prosjektkostnadene. Endring i kostnads- og finansieringsplanen må omsøkes Nordland fylkeskommune v/avd. for samfunnsutvikling. Nye aktiviteter som legges inn i kostnadsplanen må også godkjennes av fylkeskommunen.

Dersom du ser at prosjektet ikke kan ferdigstilles innen den fastsatte tidsfristen i tilsagnsbrevet, må du sende en søknad om fristforlengelse til Nordland fylkeskommune.

Søknad om godkjenning av endringer i prosjektet sendes til Nordland fylkeskommune v/ avd. for samfunnsutvikling på e-post: post@nfk.no eller via melding i www.regionalforvaltning.no.

Rapportering

Du skal rapportere på resultater i prosjektet. Rapportering gjøres via www.regionalforvaltning.no. Rapporten må gjenspeile prosjektplan godkjent av fylkeskommunen. Det er viktig å få med informasjon om måloppnåelse, aktiviteter som er gjennomført, eventuelle avvik, mulig videreføring og økonomisk resultat. Husk at du kan laste opp relevante vedlegg som kan utfylle rapporteringen i www.regionalforvaltning.no. Tilfredsstillende rapportering er en forutsetning for utbetaling av tilskuddet.

Publisering

Ved omtale av prosjektet skal det opplyses at Nordland fylkeskommune har støttet prosjektet. Fylkeskommunens logo skal synliggjøres i presentasjonsmateriale som utarbeides for prosjektet. Logo finner du her: https://www.nfk.no/om-nordland-fylkeskommune/selvbetjening/grafisk-profil/

Nordland fylkeskommune forbeholder seg retten til å publisere rapport, bilder og liknende på vår hjemmeside www.nfk.no i forbindelse med støtte til prosjektet.