7 Klima og miljø i anskaffelser
Som en del av arbeidet med å nå klimamålene til Nordland fylkeskommune er det en vedtatt strategi at offentlige anskaffelser skal brukes som virkemiddel for omstilling gjennom å blant annet etterspørre materialer med lavt klimagassutslipp under produksjon og transport.
I kapitlene over er muligheter med hensyn på klimagassreduksjon ved fylkesvegbygging vurdert. For å sikre best mulig reduksjon av klimagassutslipp knyttet til vegutbygging, må klimagassreduserende tiltak være en del av hele prosjektets livsløp, det vil si fra tidlig fase til anskaffelse og gjennom anleggsfasen.
For å sikre at mål og tiltak som har blitt utarbeidet i planleggings- og prosjekteringsfasen også utføres i anleggsfasen, er det derfor viktig å få utarbeidet gode anskaffelsesdokumenter som sikrer god klimaprestasjon. Fra 1/1 2024 er det i Forskrift om offentlige anskaffelser krav til at klima og miljø skal vektes minimum 30 %. Figur 7-1 viser en skjematisk oversikt over hvordan arbeidet bør foregå for å sikre at kravene i forskriften blir ivaretatt.
Hensyn til klima og miljø kan enten ivaretas gjennom tildelingskriterier (hovedregel), krav i kravspesifikasjonen eller en kombinasjon av krav og kriterier. Uavhengig av hva som er best egnet for det spesifikke prosjektet, så bør det i forkant av anskaffelsen utføres en kartlegging av anskaffelsens klima- og miljøbelastning. Dette for at anskaffelsen skal oppnå formålet med kravet i forskriften, det vil si å redusere anskaffelsens samlede klima- og miljøbelastning. Basert på kartleggingen kan det utføres en vurdering av hva som er mulig å oppnå gjennom anskaffelsen, med hensyn på klima og miljø. Dersom det for eksempel er kartlagt at anleggsgjennomføring og massehåndtering har de største klimagassutslippene, bør en vurdere om det er krav eller tildelingskriterium som vil gi den beste effekten med hensyn på klima.
Figur 7-1: Arbeidsflyt for vekting av klima og miljø i offentlige anskaffelser
Norconsult
Steg 1: Få oversikt over prosjektets klima- og miljøbelastning
For å finne best egnede tildelingskriterier i anskaffelsen er det fornuftig å etablere en oversikt over hvilken klima- og miljøbelastning prosjektet har. Ofte etableres det miljøprogram og miljøoppfølgingsplaner, dette er dokumenter hvor det er vanlig å identifisere konsekvensene i et prosjekt. Et viktig spørsmål er også hvilken belastning er det mulig å påvirke med anskaffelsen og samtidig om det er mulig å etablere kriterier som bidrar til måloppnåelse.
I anskaffelser hvor det ikke er utført kartlegging av miljøkonsekvensen i prosjektet kan en huskeregel være å vurdere maskiner, transport, masser, materialer eller areal som ofte er temaene som gir størst belastning og det er størst påvirkningsmulighet på i et prosjekt.
Steg 2: Tildelingskriterier eller krav
Kravet til et godt tildelingskriterium er at det skal være objektivt, ha tilknytning til leveransen, egnet til å skille tilbyderne, er dokumenterbart og mulig å følge opp i kontraktsperioden.
Når det skal velges kriterier bør en ta utgangspunkt i miljøkrav som vanligvis stilles i tilsvarende anskaffelser. Dersom tildelingskriterier kan erstatte eller supplere noen av disse kravene slik at klima- og miljøbelastningen blir redusert ytterligere, bør dette vurderes. Vurderingen i steg 1 vil bidra til å identifisere hvilke tema og hva som er best egnet som tildelingskriterier, eller om det er minimumskrav som bidrar mest til mål om redusert klima- og miljøbelastning.
Hvis det er «klart at krav vil gi en bedre klima- og miljøeffekt» enn tildelingskriterier, og markedet er modent for krav, BØR det stilles miljø- og klimakrav til leveransen [45].
Dersom det er klart at minimumskrav vil gi bedre klima- og miljøeffekt enn tildelingskriterium så må dette begrunnes i anskaffelsesdokumentene. Det er i denne begrunnelsen viktig å huske på at det er effekten av de stilte kravene som skal sammenlignes med effekten av et mulig tildelingskriterium. Det er altså lite hensiktsmessig å liste alle klima- og miljøkrav i anskaffelsen, dersom dette ikke er koblet til det aktuelle klima- eller miljøtemaet som begrunnelsen gjelder for.
Et miljøtema hvor tildelingskriterium kan være bedre egnet enn krav er utslippsfri anleggsplass, som følge av at markedet for utslippsfrie maskiner i 2024 anses som umodent i Nordland. På grunn av dette må kravene i anskaffelsen med hensyn til utslippsfrie maskiner begrenses for at tilstrekkelig mange tilbydere skal kunne delta i konkurransen. Dette ville gitt ingen eller svært liten klimagevinst, sammenlignet med potensialet et tildelingskriterium vil ha hvor tilbyderne konkurrer på den løsning som gir størst andel utslippsfri anleggsgjennomføring.
For å ivareta kravet til vekting av klima og miljø, er det også viktig å vurdere andre temaer enn kun klima. Et konkurransegrunnlag vil som regel ha minimumskrav til ytre miljø. En mulighet i anskaffelsen er da å utarbeide et tildelingskriterium der tilbyderne gis mulighet til å beskrive tiltak for ytre miljø for anskaffelsen som er utover minimumskrav. Evalueringen vil være skjønnsmessig utfra en vurdering for hva byggherre gir merverdi i anskaffelsen.
Steg 3: Begrunnelse
Dersom man velger krav istedenfor tildelingskriterier sier regelverket at dette skal begrunnes som en del av anskaffelsen. For tildelingskriterier er det ikke krav til begrunnelse, men Nordland fylkeskommune bør likevel ha dette klart for seg for å sikre at man agerer i tråd med strategi og mål.
Hvorfor tildelingskriteriene ble valgt:
- Hva førte til at de valgte kriteriene ble valgt?
- Vil det ha positiv klima- og miljøeffekt?
- Har det potensial til å påvirke markedet?
- Kan de fleste tilbyderne oppfylle tildelingskriteriet?
Per i dag bruker Nordland fylkeskommune poengsystem for vurdering og evaluering i anskaffelser. En annen mulighet er å bruke prissetting av kvalitet (klima og miljø) som evalueringsmetode. Det må i det tilfellet synliggjøres at klima- og miljø i evalueringsmodellen tilsvarer 30%. Det vises til vedlegg 1 Evalueringsmetodikk i DFØ sin veileder til regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser for mer informasjon [46].
Der det er vurdert at krav gir klart bedre effekt:
- Er det gjennomført kartlegging og vurdering som underbygger at krav gir best effekt?
- Finnes det tre eller flere som kan tilfredsstille kravet?
- Er det ingen mulighet for at et tildelingskriterium for klima- og miljø kunne ført til ytterligere forbedring?
- Hvordan stille kravet slik at det gir mest mulig klima- og miljøeffekt?
- Hvordan oppfyller kravet 30%?
Steg 4: Formulere evalueringskriterier og lag evalueringsmodell
Samtidig som man setter opp kriteriene for anskaffelsen må det også lages en evalueringsmodell. I denne prosessen bør man gjennomføre simuleringer som viser at man med valgt modell kan skille tilbyderne.
Steg 5: Utarbeide kontraktskrav
På lik linje som for andre kontraktskrav må klima- og miljøkrav og formuleringer av disse vurderes basert på:
- Hvordan skal kravet brukes?
- Hvordan skal kravet følges opp?
- Hvordan skal det dokumenteres?
Steg 6: Evaluer tilbyderne Evaluer konkurransen
I tillegg til evalueringen av tilbud bør Nordland fylkeskommune evaluere selve konkurransen, hva var bra og hva kan forbedres. En vurdering av kostnaden på reduksjon av klimagassutslipp (kr/CO2eq) eller miljøforbedringen vil også gi et bilde på hvor treffsikre tildelingskriteriene var. Dette vil være spesielt verdifullt i denne fase når erfaringer fra klima- og miljø i anskaffelse er begrenset både hos byggherre og entreprenører. Et forslag er å lage erfaringsdokument eller andre system for deling internt i organisasjonen.
Oppfølging
Uansett om det gjennom anskaffelsen er stilt minimumskrav eller om det er brukt tildelingskriterier, eller en kombinasjon, må de være formulert på en måte som kan følges opp i byggefasen. Gjennom dialogkonferansen kom det tydelig fram at dette er et viktig tema både for byggherrer og entreprenører.
Dette for at byggherren skal være sikker på at det som er bestilt blir levert, men også for at anskaffelsen og gjennomføringen av kontrakten skal være rettferdig for alle tilbydere. Hvordan krav og kriterier skal dokumenteres og rapporteres underveis må komme klart frem i kontrakten. Oppfølging av klima og miljø som er vektet i anskaffelse vil være noe som må følges opp av byggeledelsen i tillegg til det som har vært normalt til nå. Noen ganger vil det være sammenfallende med oppfølging av økonomiske forhold (for eksempel oppfølging av massemengder).